Consigli pratici per migliorarle - #1 La lunghezza dei testi e i punti elenco
Non tutte le presentazioni sono uguali.
Il CEO-superstar che presenta al mondo un gioiello tecnologico appena entrato in produzione non ha gli stessi obiettivi del project manager che apre un kickoff meeting davanti a una dozzina di persone. Nessuno si aspetta dalle presentazioni che terremo in ufficio lo stesso stile di un TED Talk e - ammettiamolo - non sempre abbiamo a disposizione tutto il tempo che servirebbe per preparare l’intervento dei nostri sogni.
Questi dati di fatto, però, non ci impediscono di ascoltare i consigli degli esperti e di “rubare” trucchi di comprovata efficacia dalle presentazioni che funzionano, specialmente quando seguirli permette di ottenere risultati migliori senza consumare troppo tempo in più.
Per quanto riguarda le slides - che non sono certo necessarie in tutte le presentazioni - il consiglio più ricorrente che ci danno gli esperti è: non esagerare con il testo.
Slides che sembrano dispense
Quando lavoriamo a una presentazione è difficile rinunciare alla tentazione di “dire tutto”. La paura di banalizzare il messaggio, il desiderio di condividere quello che sappiamo o l’ansia di illustrare un progetto in modo esaustivo ci remano contro al momento di scegliere cosa tagliare. Questo è vero sia quando lavoriamo alla progettazione dell’intervento che nel momento in cui prepariamo i materiali a supporto.
Eppure cedere alla tentazione di inserire in una slide tutto quello che è fisicamente capace di contenere implica una lunga serie di svantaggi: le slides costruite in questo modo appariranno irrimediabilmente datate e rischieranno di compromettere l’efficacia della presentazione.
Perché evitare le slides verbose
1. Un testo troppo sostanzioso può drenare l’energia dell’uditorio.
Invece di dedicarsi alla/o speaker l’attenzione dei partecipanti sarà consumata dal tentativo - verosimilmente frustrante - di leggere tre paragrafi in Calibri 18pt, magari strangolati da un’interlinea insufficiente e sbiaditi dal proiettore.
2. I muri di testo nascondono i concetti chiave
Un testo troppo esteso è fisiologicamente incompatibile con la resa visiva della gerarchia dei contenuti. Se la “cosa più importante” e la “cosa meno importante” si contendono l’occupazione dello stesso spazio e hanno più o meno lo stesso peso visivo finiranno per nascondersi a vicenda, lasciando al pubblico poco o nulla di quello che avremmo voluto trasmettergli.
3. Una slide che “racconta tutto” fa sembrare lo speaker superfluo.
Più le nostre slides sono dettagliate e verbose, più rischiamo di ripetere, senza rendercene conto, quasi le stesse parole che l’uditorio sta leggendo alle nostre spalle. Se anche così non fosse, parte della nostra presentazione risulterebbe comunque una parafrasi del contenuto delle slides.
L’aspetto della prima immagine, più che a una slide, si addice alla pagina di una relazione o di una dispensa. Sembra un documento creato per essere letto in autonomia dal destinatario e per essere consultato da vicino, sullo schermo di un laptop o stampato su un foglio A4.
È possibile usare applicazioni come PowerPoint o Keynote per preparare questo genere di documenti - anche per inviarli ai partecipanti dopo la nostra presentazione, se l’obiettivo dell’intervento lo richiede. Quando costruiamo le slides a supporto di una presentazione, però, dobbiamo lavorare per sottrazione, affidandoci alla sintesi e sfruttando il potere dei colori e delle immagini per aiutare i partecipanti a concentrarsi su quello che conta davvero: i nostri contenuti e la nostra performance.
Un concetto, una slide
Il primo escamotage che possiamo usare per non esagerare con il testo e migliorare le nostre slides è semplice: moltiplicare le slides per dedicarne almeno una a ogni concetto.
Con un’analogia abbastanza persuasiva, David JP Phillips, paragona l’esperienza del guardare una slide che contiene troppi concetti a quella di una persona che cerca di seguire simultaneamente due conversazioni: che lo voglia o meno, finirà per concentrarsi solo su una delle due.
A questo bisogna aggiungere che speaker e uditorio dovrebbero essere sincronizzati: concentrati sulla stessa cosa, nello stesso momento.
Se un certo modulo della presentazione prevede, per esempio, l’illustrazione di tre punti chiave, sintetizzarli tutti in una sola slide sarebbe inutile e perfino dannoso. La slide potrebbe infatti allontanare l’interesse dell’uditorio dal qui e ora della nostra performance, anticipando l’argomento che non abbiamo ancora trattato o “inchiodando” l’attenzione dei partecipanti a quello che abbiamo già discusso.
Creare tre slides non allungherà i tempi della nostra presentazione, ma aiuterà chi ci ascolta a camminare al nostro fianco, concentrandosi su quanto stiamo dicendo.
Un’occhiata, una slide
Una slide deve riguardare un solo concetto, ma deve anche esprimerlo (o introdurlo) in modo rapido e sintetico.
Nancy Duarte consiglia di usare i Post-it per progettare la struttura delle presentazioni. Uno dei motivi per cui raccomanda questa tecnica è che lo spazio ridotto incoraggia a pensare ai contenuti in modo semplice e sintetico sin dall’inizio, predisponendo la/o speaker alla progettazione di una slide che possa essere letta e/o compresa in meno di tre secondi.
Per esempio, se questa parte del nostro articolo facesse parte di una presentazione, tutto il testo di cui avremmo davvero bisogno sarebbe nei 22 caratteri (spazi inclusi) del titolo.
Considerare le alternative ai punti elenco
I punti elenco danno sempre alle presentazioni un’aria molto retrò. Odiati e temuti, non mancano mai in nessun elenco dei responsabili della cosiddetta Death by PowerPoint. Qualcuno suggerisce di eliminarli tout-court (pare che Steve Jobs, per esempio, non li abbia mai usati nelle sue famose presentazioni).
Il nostro consiglio è meno radicale. Effettivamente i punti dell’elenco dovrebbero essere davvero pochi (meglio pochissimi) e dovrebbero consistere in piccole porzioni di testo (es.: sostantivo e aggettivo, frasi brevissime e semplici). Soprattutto, dovremmo usarli solo quando siamo sicuri che si tratti veramente della modalità espositiva più utile al nostro uditorio.
Per prudenza, potremmo farci tre domande che ci aiutino a capire se l’elenco ci serve davvero.
1. Stiamo usando un’applicazione o una risorsa in modo acritico?
Molti template per PowerPoint e Keynote propongono i punti elenco nel layout di default, incoraggiando implicitamente l’utente ad abusarne. Gli elenchi sono una possibilità, non uno standard che siamo obbligati a rispettare.
2. Le nostre slides sono troppo affollate?
Banalmente, gli elenchi sembrano il modo più intuitivo per gestire troppi argomenti concentrati in un’unica schermata.
Se progettiamo con attenzione ogni slide, riducendo i contenuti testuali alle poche righe che effettivamente servono, la necessità percepita di ricorrere ai punti elenco decrescerà “naturalmente”.
3. Quali sono le alternative?
In alcuni casi può essere utile all’uditorio vedere più elementi nella stessa slide, per esempio in quelle mirate a evidenziare la relazione tra un certo numero di elementi (le fasi di un processo, il confronto tra due prodotti, etc.) .
In queste circostanze ci sono diverse soluzioni più digeribili dei punti elenco: il contenuto può essere articolato in un diagramma che evidenzi gerarchie, connessioni, opposizioni e legami di causa-effetto; può essere disposto intorno a un elemento grafico che rappresenti bene l’argomento in discussione; può essere integrato o sostituito con icone (le immagini hanno sempre più potere del testo) o, ancora, inserito in tabelle di facile lettura.
La soluzione più adatta, naturalmente, dipende dall’obiettivo della slide: è sempre da questo che dovremmo partire, non dall’applicazione che stiamo usando.